Duy trì thành quả: thử thách, lựa chọn và kết quả của DecisionTech

Thu hoạch

Tiến bộ không làm sự thật kinh doanh biến mất

Bầu không khí ở cuộc họp cuối cùng tại Napa khác những lần trước. Tuy nhiên, Kathryn vẫn mở đầu bằng lời quen thuộc: “Chúng ta có đội ngũ nhân viên cấp cao nhiều kinh nghiệm hơn đối thủ. Chúng ta có nguồn vốn nhiều hơn đối thủ. Nhờ có Martin và đội nhóm của anh ấy, chúng ta có công nghệ cơ bản tốt hơn. Chúng ta có một ban giám đốc có mạng lưới mối quan hệ rộng hơn. Tuy vậy, chúng ta lại đi sau hai đối thủ, cả về doanh thu và tốc độ tăng trưởng số lượng khách hàng. Và tôi nghĩ chúng ta đều biết nguyên nhân tại sao.”

Nick giơ tay: “Kathryn, tôi muốn chị đừng phát biểu bài này nữa.”

Nếu một tháng trước ai nói thẳng như vậy, cả phòng có lẽ đã sửng sốt. Lần này, chẳng ai tỏ vẻ lo ngại.

“Tại sao lại như vậy?” Kathryn hỏi lại.

Nick nhíu mày, tìm cách diễn đạt đúng: “Tôi đoán là vài tuần trước thì phát biểu như vậy nghe hợp lý vì lúc đó chúng ta còn rất…” Anh không cần hoàn tất câu nói.

Kathryn cố giải thích thật khéo: “Tôi sẽ không phát biểu như thế này nữa khi những lời đó không còn đúng nữa. Chúng ta vẫn còn đứng sau hai đối thủ. Và chúng ta vẫn chưa là đội nhóm tốt như mình muốn.”

Bà tiếp tục: “Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta không đi đúng hướng. Thực tế là việc đầu tiên chúng ta làm hôm nay là ngồi lại và đánh giá hiện trạng đội nhóm của chúng ta.”

Tự đánh giá từng điểm trong mô hình

Kathryn tới bảng trắng, vẽ lại tam giác và viết tên năm điểm chết của hoạt động đội nhóm.

Rồi bà hỏi: “Đội nhóm của chúng ta hiện nay ra sao?”

Cả nhóm vừa ôn lại mô hình vừa suy nghĩ về câu hỏi.

Cuối cùng, Jeff mở lời: “Chắc chắn là chúng ta tin tưởng nhau hơn so với cách đây một tháng.” Mọi người đều gật đầu. Anh nói thêm để làm rõ: “Dù tôi cho rằng vẫn còn sớm khi nói chúng ta sắp đạt được mục tiêu rồi.” Những cái gật đầu tiếp tục xuất hiện.

Jan bổ sung: “Và chúng ta có những xung đột hiệu quả hơn, dù tôi không thể nói là tôi quen với việc này.”

Kathryn trấn an cô: “Tôi không nghĩ có bất kỳ ai có thể làm quen hoàn toàn với sự xung đột đâu. Nếu không gây ra chút cảm giác khó chịu thì đó không phải là xung đột. Quan trọng là chúng ta vẫn tiếp tục giải quyết nó.”

Jan chấp nhận cách giải thích đó.

Nick tiếp lời: “Khi nói đến cam kết thì chúng ta chắc chắn đã bắt đầu thảo luận và nêu ý kiến nhiều hơn về các mục tiêu. Đó không phải là vấn đề khó khăn gì nữa. Nhưng điều tiếp theo, tinh thần trách nhiệm, mới làm tôi lo lắng nhất.”

“Sao vậy?” Jeff hỏi.

“Bởi vì tôi không chắc là chúng ta sẽ sẵn sàng nói thẳng khi thành viên nào đó không hoàn thành trách nhiệm, hay ai đó hành động đi ngược lại với lợi ích đội nhóm.”

“Tôi chắc chắn sẽ nói thẳng đấy.”

Mọi người đều ngạc nhiên vì Martin là người vừa khẳng định điều ấy. Anh giải thích: “Tôi không nghĩ mình có thể quay lại cách làm việc cũ. Và vì vậy, nếu phải chọn giữa một chút không thoải mái trong tương tác cá nhân với kiểu bè phái, thì tôi sẽ chọn sự không thoải mái”

Nick mỉm cười với người đồng nghiệp hơi khác thường rồi nói nốt suy nghĩ về mô hình: “À, tôi không nghĩ chúng ta sẽ có vấn đề với việc đạt được kết quả. Không ai trong chúng ta có kết quả tốt đẹp nếu không làm cho công ty này hoạt động hiệu quả.”

Nhìn cả phòng gật đầu nhất trí, Kathryn vui hơn bao giờ hết. Nhưng bà vẫn muốn kéo bớt sự hào hứng xuống để mọi người nhìn thẳng vào thực tế.

Chuẩn bị cho thời gian chưa thấy kết quả

“Tôi đồng ý với đa số những nhận xét của các anh chị về đội ngũ chúng ta. Chúng ta đang đi đúng hướng. Nhưng tôi muốn các anh chị biết rằng, trong những tháng sắp tới, sẽ có những ngày các anh chị tự hỏi không biết chúng ta có tiến triển được chút nào hay không. Chúng ta sẽ mất không chỉ vài tuần để thay đổi hành vi ứng xử của đội nhóm trước khi thấy được một tác động cụ thể đến doanh thu công ty.”

Cả nhóm đồng ý với bà có vẻ quá dễ dàng. Kathryn quyết định phải cảnh báo thêm một lần: “Tôi nói các bạn nghe những điều này vì chúng ta chưa thoát ra khỏi tình thế khó khăn đâu. Tôi đã thấy những đội ngũ tiến triển xa hơn chúng ta nhưng rồi lại quay về với những lề thói cũ. Vấn đề ở đây là có tinh thần kỷ luật và sự kiên trì để tiếp tục những việc chúng ta đang thực hiện.”

Kathryn không vui khi phải làm nguội bớt sự phấn khởi. Tuy nhiên, bà an tâm hơn vì đã giúp cả nhóm chuẩn bị cho chặng đường khó mà đội ngũ nào cũng gặp khi khắc phục các điểm chết. Hai ngày sau đó, mọi người nếm trải một phần khó khăn ấy. Có lúc họ hợp tác, có lúc tranh luận dữ dội, cùng căng sức xử lý từng vấn đề kinh doanh cho tới khi tìm được giải pháp. Điều thú vị là họ rất ít bàn trực tiếp về khái niệm tinh thần làm việc nhóm. Với Kathryn, đó là dấu hiệu tiến bộ. Hai điều bà thấy trong giờ nghỉ và bữa ăn càng xác nhận nhận định này.

Thứ nhất, mọi người ở bên nhau như một tập thể, thay vì mỗi người tản đi một hướng như lần đầu họp ngoài công ty. Thứ hai, nhóm ồn ào hơn hẳn, trong đó nổi bật nhất là tiếng cười. Kết thúc phiên làm việc, ai cũng mệt nhưng vẫn hăng hái hẹn các cuộc họp tiếp theo khi trở về văn phòng.

Kiểm tra lòng quyết tâm

Lời đề nghị hấp dẫn từ đối thủ từng gặp khó khăn

Ba tháng sau cuộc họp ngoài công ty cuối cùng, Kathryn tổ chức phiên họp điều hành theo quý đầu tiên. Buổi làm việc kéo dài hai ngày ở một khách sạn địa phương. Joseph Charles, phó chủ tịch marketing mới, vừa gia nhập DecisionTech một tuần và đây là cuộc họp đầu tiên của anh với ban điều hành.

Kathryn mở đầu bằng thông báo bất ngờ: “Mọi người nhớ công ty Chuối Xanh chứ, công ty mà chúng ta đã xem xét mua lại hồi quý trước ấy.”

Cả nhóm gật đầu, nhớ công ty ấy.

“À, rõ ràng là Nick đúng khi nhận xét đó là đối thủ tiềm năng của chúng ta. Họ đang muốn mua lại chúng ta.”

Mọi người sửng sốt. Chỉ Jeff, một thành viên hội đồng quản trị đã biết tin từ trước, không bất ngờ. Nick là người kinh ngạc nhất: “Tôi tưởng họ đang gặp vấn đề về tài chính?”

“Họ đã từng gặp khó khăn về tài chính.” Kathryn giải thích. “Tôi đoán họ đã kêu gọi được cả một xe tải tiền vốn vào tháng trước và đột nhiên đang háo hức muốn mua một cái gì đó. Họ đã gửi cho chúng ta lời đề nghị của họ.”

“Đề nghị như thế nào?” Jan hỏi thêm.

Kathryn nhìn vào ghi chú: “Khá cao so với giá trị ước tính hiện nay của công ty chúng ta. Tất cả chúng ta đều sẽ kiếm được một khoản kha khá.”

Jan tiếp tục hỏi: “Vậy hội đồng quản trị nói sao?”

Jeff trả lời thay Kathryn: “Họ để chúng ta quyết định.”

Không ai nói gì. Dường như từng người đang tính xem mình sẽ nhận bao nhiêu tiền, đồng thời tìm hiểu vì sao lời đề nghị mua lại xuất hiện.

Thảo luận lựa chọn và quyết tâm cùng đi tiếp

Cuối cùng, một giọng Anh gần như giận dữ cắt ngang sự yên lặng: “Không đời nào.”

Mọi người quay nhìn giám đốc kỹ thuật. Martin nói với sự nhiệt thành họ chưa từng thấy: “Không đời nào tôi lại buông tay sau khi đã bỏ ra chừng này nỗ lực và để lại mọi thứ cho cái công ty mang cái tên chuối chưa chín kia hưởng đâu.”

Cả nhóm bật cười lớn.

Jan đưa cuộc trao đổi về thực tế: “Tôi nghĩ chúng ta không nên gạt bỏ lời đề nghị này quá nhanh như vậy. Không có gì đảm bảo là chúng ta sẽ vực dậy công ty được. Đây là vấn đề tiền bạc đó.”

Jeff bổ sung vào lập luận của giám đốc tài chính: “Hội đồng quản trị cũng không nghĩ đây là một lời đề nghị tồi.”

Martin trông như không tin lời Jeff: “Vậy tại sao hội đồng quản trị lại để chúng ta quyết định?”

Jeff suy nghĩ một chút rồi đáp: “Bởi vì họ muốn biết chúng ta có thật sự quyết tâm hay không.”

Martin cau mày hỏi: “Quyết tâm gì?”

Jeff giải thích rõ cho người đồng nghiệp đến từ Anh: “Họ muốn biết chúng ta có muốn làm việc cho công ty này hay không, và chúng ta có thật sự tận tâm và gắn bó với công ty, cũng như với nhau hay không.”

Joseph khái quát tình huống trước mắt: “Nghe có vẻ như đây là bài kiểm tra lòng quyết tâm của chúng ta.”

Lần đầu lên tiếng trong phiên họp, Carlos nói: “Tôi bỏ phiếu không đồng ý.”

Jeff tiếp ngay: “Tôi cũng vậy. Chắc chắn không.”

Nick gật đầu. Kathryn và Joseph cũng đồng tình.

Martin quay sang Jan: “Cô thì sao?”

Cô ngập ngừng một chút: “Chuối Xanh hả? Anh giỡn đó hả?”

Mọi người phá lên cười.

Người mới trải nghiệm văn hóa qua một cuộc họp thật

Kathryn nhanh chóng kéo cuộc họp về công việc. Bà muốn tận dụng tinh thần đang lên của cả nhóm cho những vấn đề thực tế: “Được rồi, hôm nay chúng ta có nhiều vấn đề quan trọng khác cần thảo luận. Hãy bắt đầu thôi.”

Trong vài giờ tiếp theo, mọi người giới thiệu mô hình năm điểm chết cho Joseph. Nick nói về lòng tin; Jan và Jeff trình bày xung đột cùng cam kết; Carlos giải thích trách nhiệm trong đội ngũ; Martin kết thúc bằng kết quả chung. Họ cũng xem kết quả MBTI của Joseph, giới thiệu vai trò và trách nhiệm của những đồng nghiệp mới của anh, cùng các mục tiêu chung của cả nhóm.

Đáng chú ý hơn hết, suốt phần còn lại của ngày, Joseph chứng kiến những cuộc tranh luận sôi nổi nhất anh từng thấy. Mỗi cuộc đều kết thúc bằng thỏa thuận rõ ràng, không để lại vị đắng. Đôi lúc họ lớn tiếng với nhau khiến anh không thoải mái, nhưng vấn đề nào cũng được bàn tới cùng để có kết quả chung.

Cuối buổi, Joseph hiểu mình đã gia nhập một trong những ban điều hành đặc biệt và nghiêm túc nhất anh từng gặp. Anh mong được đóng góp tích cực như một thành viên của đội ngũ ấy.

Tổng kết

Thành quả kinh doanh và một quý hụt mục tiêu

Trong năm sau, doanh số DecisionTech tăng mạnh. Công ty đạt mục tiêu bán hàng ở ba trong bốn quý. Họ cạnh tranh quyết liệt cho vị trí dẫn đầu ngành, dù chưa tạo được khoảng cách thực sự với đối thủ chủ yếu.

Kết quả kinh doanh cải thiện đáng kể đi cùng tỷ lệ nhân viên nghỉ việc giảm mạnh và tinh thần làm việc cao hơn. Chỉ có một giai đoạn ngắn tinh thần đi xuống, khi công ty không đạt mục tiêu doanh số.

Một chi tiết thú vị là dù thành quả của Kathryn đã rõ ràng, khi giai đoạn hụt chỉ tiêu xảy ra, chủ tịch vẫn gọi động viên bà đừng quá thất vọng.

Thu gọn nhóm lãnh đạo để giữ chất lượng thảo luận

Khi công ty có 250 nhân viên, Kathryn cho rằng đã tới lúc thu gọn số lãnh đạo báo cáo trực tiếp cho mình. Bà tin quy mô công ty càng lớn, nhóm điều hành cấp cao càng cần gọn. Sau khi bổ sung giám đốc kinh doanh và giám đốc nhân sự, số người dưới quyền trực tiếp của bà lên tới tám. Nhóm này trở nên khó điều hành hiệu quả. Trở ngại không phải thiếu thời gian gặp riêng từng người, mà là duy trì chất lượng thảo luận khi chín người cùng ngồi quanh bàn. Dù tinh thần đồng đội đang tốt, bà biết sớm muộn nhóm đông như vậy sẽ phát sinh vấn đề.

Hơn một năm sau cuộc họp Napa cuối cùng, Kathryn thay đổi một số điểm trong cơ cấu tổ chức. Bà giải thích với từng người bằng thái độ khéo léo nhưng chắc chắn. Nick trở lại vai trò giám đốc điều hành phụ trách vận hành (COO), chức danh anh cảm thấy mình cuối cùng đã xứng đáng nhận được bằng nỗ lực. Carlos và giám đốc kinh doanh mới chuyển sang báo cáo cho Nick, thay vì báo cáo trực tiếp cho Kathryn, tổng giám đốc điều hành (CEO). Giám đốc nhân sự báo cáo cho Jan. Ban đầu, sau sắp xếp này Kathryn còn năm người báo cáo trực tiếp: Martin, giám đốc kỹ thuật; Jan, giám đốc tài chính; Nick, COO; Joseph, phó chủ tịch marketing; và Jeff, phó chủ tịch phát triển kinh doanh.

Quyết định của Jeff khiến cả nhóm bất ngờ

Một tuần sau, phiên họp điều hành theo quý lần thứ hai diễn ra. Trước khi Kathryn mở đầu, Jan hỏi: “Jeff đâu rồi?”

Kathryn trả lời như một điều hiển nhiên: “Đó là điều đầu tiên tôi muốn nói đến vào hôm nay. Jeff sẽ không tham dự các cuộc họp thế này nữa.”

Cả phòng sững sờ, không chỉ bởi thông báo mà còn bởi cách nói gần như không biểu lộ cảm xúc của bà.

Jan cuối cùng hỏi điều tất cả đều đang nghĩ: “Jeff nghỉ việc sao?”

Kathryn hơi ngạc nhiên: “Không.”

Martin hỏi tiếp: “Cô không đuổi việc Jeff đấy chứ?”

Kathryn chợt hiểu mọi người đang lo điều gì: “Dĩ nhiên là không. Tại sao tôi lại đuổi việc Jeff chứ? Chỉ là từ nay về sau, Jeff sẽ báo cáo cho Nick. Với cương vị mới của Jeff, tôi và Jeff đều đồng ý là điều này hợp lý.”

Ai cũng nhẹ nhõm vì kịch bản đáng sợ nhất không xảy ra. Tuy vậy, họ vẫn còn điều băn khoăn.

Jan không kìm được suy nghĩ, nói với Kathryn: “Kathryn, tôi hoàn toàn hiểu việc này là hợp lý. Và Nick chắc chắn sẽ vui mừng khi có Jeff trong đội ngũ của mình.”

Nick gật đầu xác nhận. Jan nói tiếp: “Nhưng chị có nghĩ là Jeff sẽ thất vọng vì không còn nằm trong ban điều hành nữa chứ? Ý tôi là, tôi biết chúng ta không nên quá bận tâm đến vấn đề chức danh hay cái tôi cá nhân và những thứ đại loại thế, nhưng Jeff là thành viên của hội đồng quản trị, là một trong những nhà sáng lập công ty mà. Chị đã cân nhắc kỹ xem điều này có ý nghĩa như thế nào đối với Jeff chưa?”

Kathryn mỉm cười đầy tự hào. Bà vui vì đồng nghiệp đã hỏi tới điều bà rất muốn chia sẻ: “Nào nào, đây chính là ý của Jeff đấy.”

Không ai từng nghĩ đến khả năng ấy. Kathryn tiếp tục: “Anh ấy nói là mặc dù rất thích ở lại cùng chúng ta, nhưng anh ấy thấy hợp lý hơn khi trở thành thành viên trong nhóm của Nick. Tôi thật sự đã cho Jeff cơ hội suy nghĩ lại, nhưng anh ấy quả quyết rằng điều này là đúng đắn cho công ty và cho đội ngũ chúng ta nữa.”

Kathryn để cả nhóm có thời gian thầm ngưỡng mộ vị CEO tiền nhiệm.

Sau đó bà nói tiếp: “Tôi nghĩ chúng ta phải làm cho DecisionTech hoạt động thật hiệu quả, vì Jeff và tất cả những người khác trong công ty này. Hãy cùng bắt tay vào việc thôi nào.”