Trách nhiệm ngang hàng: giữ tiêu chuẩn và nhắc nhau thực hiện

Sự né tránh trách nhiệm

Cụm từ “trách nhiệm” thường được dùng nhiều tới mức mất đi sự cụ thể, tương tự những từ như chất lượng hay trao quyền. Trong ngữ cảnh đội nhóm của Lencioni, nó chỉ việc các thành viên sẵn sàng nhắc nhau về hành động và hành vi đang gây hại cho tập thể.

Điểm chết này xuất hiện khi con người không muốn trải qua sự khó chịu của việc góp ý hoặc khiển trách đồng nghiệp. Họ né những cuộc đối thoại khó vì sợ phát sinh xích mích. Thành viên của đội ngũ xuất sắc phải vượt qua phản ứng ấy và lựa chọn đối diện.

Việc đó dễ nói hơn làm, kể cả giữa những người có quan hệ gần gũi. Thậm chí khi càng thân nhau, họ càng có thể ngại nhắc nhau vì sợ mất tình cảm. Nghịch lý là sự né tránh lại làm quan hệ xấu hơn: người giữ chuẩn mực cao dần bực bội với người không đáp ứng kỳ vọng.

Một đội tốt củng cố quan hệ bằng cách nhắc nhau hoàn thành điều đã cam kết. Khi làm đúng, việc nhắc nhở cho thấy họ tôn trọng nhau và đặt kỳ vọng cao vào công việc của nhau.

Lencioni cho rằng sức tác động từ đồng đội là một trong những cách tốt nhất để giữ chuẩn mực cao. Nó giúp giảm sự quan liêu trong quản lý kết quả và cải thiện công việc. Mong muốn không khiến người khác thất vọng có thể trở thành động lực mạnh để mỗi thành viên tiến bộ.

Khi một đội né trách nhiệm

• Thành viên có chuẩn mực làm việc khác nhau trở nên bực bội với nhau.
• Những kết quả tầm thường được chấp nhận.
• Thời hạn bị bỏ lỡ, kết quả quan trọng không đạt được.
• Người lãnh đạo phải gánh toàn bộ việc giữ kỷ luật.

Khi đội có trách nhiệm với nhau

• Người làm chưa tốt nhận được sức thúc đẩy để cải thiện.
• Vấn đề tiềm ẩn được phát hiện sớm nhờ mọi người không ngại hỏi và học nhau.
• Sự tôn trọng tăng lên giữa những người cùng giữ chuẩn mực cao.
• Việc quản lý kết quả và cải thiện bớt phụ thuộc vào quy trình quan liêu.

Công khai mục tiêu và chuẩn mực

Cách khắc phục không nhất thiết đòi hỏi một hệ thống mới phức tạp. Đội có thể bắt đầu từ những công cụ quản lý truyền thống, đơn giản và có hiệu quả.

Trước hết, cần làm rõ mục tiêu cần đạt, người phụ trách từng phần và cách cả đội phải hành động để thành công. Sự mơ hồ là kẻ thù của trách nhiệm.

Ngay cả khi kế hoạch và chuẩn hành vi đã được thống nhất, chúng vẫn cần được thể hiện công khai trong nhóm. Một thỏa thuận chỉ tồn tại trong trí nhớ có thể dễ dàng bị bỏ qua hoặc diễn giải lại.

Đánh giá tiến độ đơn giản, thường xuyên

Các hướng dẫn cụ thể giúp người tham gia thực hiện những việc họ có xu hướng né, đặc biệt là đưa nhận xét về thái độ và hiệu quả làm việc của nhau.

Đội nên thường xuyên trao đổi trực tiếp hoặc bằng văn bản về việc công việc đang tiến triển thế nào so với mục tiêu, chuẩn mực đã thống nhất. Để mỗi người tự làm mà không có đích rõ hay hướng dẫn cụ thể dễ làm sự né tránh tiếp tục tồn tại.

Phần thưởng của tập thể

Chuyển trọng tâm từ khen thưởng riêng từng cá nhân sang ghi nhận kết quả tập thể có thể hỗ trợ văn hóa trách nhiệm. Khi kết quả chung có ý nghĩa với tất cả, đội khó chấp nhận việc phải đứng yên hoặc thất bại vì một người không chịu nỗ lực.

Vai trò của người lãnh đạo

Người lãnh đạo cần khuyến khích và cho phép chính thành viên trở thành lực lượng giữ trách nhiệm cho nhau. Một người lãnh đạo rất mạnh đôi khi vô tình tạo ra cơ chế trong đó chỉ mình họ được xem là người giữ kỷ luật.

Khi ấy, mọi người mặc định việc nhắc nhở thuộc về sếp. Họ có thể nhìn thấy điều đang sai mà vẫn không lên tiếng. Điều người lãnh đạo cần tạo ra là sự chủ động và trách nhiệm ngang hàng, thay vì làm thay toàn bộ.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa người đứng đầu rút khỏi trách nhiệm cuối cùng. Khi cơ chế nhắc nhau không hoạt động, họ phải sẵn lòng can thiệp và phân xử. Theo tác giả, việc phải dùng đến vai trò phân xử cuối cùng này thường ít xảy ra, nhưng cả đội vẫn cần biết người lãnh đạo sẽ không ngần ngại thực hiện khi cần thiết. Các thành viên cần biết đây là sự chia sẻ trách nhiệm thật sự; không phải một thỏa thuận để ai cũng có thể tránh vai trò của mình.

Từ trách nhiệm tới kết quả chung

Nếu không được giữ có trách nhiệm với điều mình làm, con người dễ chuyển chú ý sang nhu cầu riêng, thăng tiến cá nhân hoặc lợi ích phòng ban. Sự thiếu trách nhiệm vì vậy mở đường cho điểm chết cuối cùng: đánh mất trọng tâm kết quả của tập thể.