Kịch tính trong cuộc họp: vì sao cần tranh luận thực chất

Kịch tính

Phần dưới tiếp nối câu chuyện lãnh đạo trong sách “5 điểm chết trong teamwork” của Patrick Lencioni. DecisionTech và các nhân vật là hư cấu, được dùng để minh họa mô hình làm việc nhóm.

Tiến triển không đi theo đường thẳng

Dù đã nhiều lần xây dựng hoặc tái tổ chức một đội, Kathryn vẫn không quen được việc chứng kiến những bước tiến rồi thụt lùi vốn luôn xuất hiện trong quá trình ấy. Bà thầm hỏi tại sao cả đội không thể tiến lên suôn sẻ ngay một lần.

Trên lý thuyết, Mikey và Martin dường như đã chấp nhận các ý tưởng, nên việc giúp đội cải thiện hẳn phải dễ hơn. Kathryn biết đời thực không vận hành như vậy và còn rất nhiều việc phải làm. Hai năm tích lũy, củng cố thói quen ứng xử và kiểu làm việc chính trị không thể được tháo bỏ chỉ bằng một bài giảng, cho dù bài giảng thuyết phục đến đâu. Phần khó khăn và khó chịu nhất vẫn chưa bắt đầu.

Chỉ còn vài giờ trước khi kỳ làm việc bên ngoài đầu tiên kết thúc, Kathryn thoáng muốn cho mọi người về sớm. Rồi bà nghĩ đó sẽ là bỏ phí hai giờ quý giá. Bà phải tạo ra càng nhiều tiến triển, càng sớm càng tốt, để hội đồng quản trị không có cơ hội can thiệp vào quá trình bà đang thực hiện.

Khi mọi người trở lại sau giờ nghỉ, Kathryn chọn mở một cuộc trao đổi tương đối nhẹ nhàng về xung đột. Bà muốn chủ đề đủ thú vị để khơi lại sự tham gia của cả nhóm vào cuối ngày.

“Chúng ta sẽ trao đổi thêm về sự xung đột.”

Kathryn cảm thấy tinh thần cả phòng chùng xuống đôi chút khi nghe họ phải quay lại một chủ đề nhạy cảm.

Riêng bà lại rất mong chờ phần thảo luận này.

“Ai có thể chia sẻ cho tôi biết bối cảnh nào thường dễ xảy ra xung đột nhất?”

Sau một quãng im lặng, Nick thử trả lời: “Các cuộc họp?”

“Đúng rồi, các cuộc họp. Nếu không học được cách tranh luận hiệu quả và giúp nảy sinh ý tưởng mới trong các cuộc họp, thì chúng ta tiêu.”

Jan mỉm cười trước lời bà.

“Tôi không nói đùa đâu. Khả năng tham gia tranh luận nhiệt tình, không phải đắn đo che giấu suy nghĩ của chúng ta về những việc cần làm nhằm đạt được thành công cũng có tính quyết định đối với tương lai của chúng ta hệt như việc phát triển sản phẩm hay thiết lập mối quan hệ đối tác chiến lược.”

Đã đầu giờ chiều, và Kathryn thấy cơn buồn ngủ sau bữa trưa đang chiếm lấy mọi người. Những điều bà vừa nói chưa đi vào tâm trí họ. Muốn được lắng nghe, bà phải khiến phần tiếp theo hấp dẫn hơn.

“Bao nhiêu người ở đây thích đi họp hơn đi xem phim nào?”

Không một người nào giơ tay.

“Tại sao lại như vậy?”

Một lúc sau, Jeff hiểu Kathryn thật sự chờ câu trả lời. “Vì phim thú vị hơn, ngay cả những bộ phim dở.”

Những người ngồi cùng bàn bật cười khúc khích.

Cuộc họp và một bộ phim có gì giống nhau?

Kathryn mỉm cười đáp lại. “Đúng vậy. Nhưng nếu suy nghĩ kỹ thì mọi người sẽ thấy các cuộc họp thú vị chẳng kém những bộ phim đâu. Con trai tôi, Will, học ở trường điện ảnh, và tôi học được từ Will rằng các cuộc họp và các bộ phim có khá nhiều điểm tương đồng.”

Cả đội tỏ ra hoài nghi hơn là hào hứng, nhưng ít nhất Kathryn đã kéo được sự chú ý của họ trở lại trong chốc lát. “Hãy nghĩ như thế này. Một bộ phim có thời lượng trung bình trong khoảng chín mươi phút tới hai tiếng. Cuộc họp cũng cỡ đó.”

Mọi người cùng gật đầu.

“Mà các cuộc họp thì có tính tương tác, trong khi các bộ phim thì không. Chúng ta đâu thể hét vào mặt diễn viên trên màn ảnh rằng, ‘Đồ ngu, đừng bước vào căn nhà đó!’.”

Gần như cả phòng cười lớn. Trong một khoảnh khắc bất an ngắn ngủi, hiếm thấy ở mình, Kathryn tự hỏi: liệu họ đã bắt đầu mến bà thật rồi sao?

Bà tiếp lời: “Và quan trọng hơn, bộ phim không thật sự có ảnh hưởng gì tới cuộc sống của chúng ta. Phim không bắt chúng ta phải có hành động nào đó dựa vào kết quả của câu chuyện trong phim. Nhưng các cuộc họp vừa có tính tương tác, vừa liên quan tới chúng ta. Chúng ta phải phát biểu ý kiến của mình, và kết quả của bất kỳ cuộc thảo luận nào trong cuộc họp cũng có tác động thật sự đến cuộc sống của chúng ta. Vậy tại sao ta lại ghét các cuộc họp?”

Chẳng ai đáp, nên Kathryn giục họ trả lời. “Nào các anh chị, tại sao chúng ta lại ghét họp đến vậy?”

“Họp hành quá chán.” Mikey dường như quá hài lòng với câu trả lời vừa đưa ra.

“Đúng vậy. Các cuộc họp thật nhàm chán. Và để hiểu tại sao chán, chúng ta hãy so sánh với phim ảnh nào.”

Lúc này, sự hào hứng bắt đầu trở lại trong cả nhóm.

Kathryn đặt câu hỏi tiếp: “Cho dù là phim hành động, phim tình cảm, phim hài hay phim nghệ thuật của Pháp, mọi bộ phim hay đều có chung một yếu tố quan trọng. Đó là yếu tố gì?”

Martin đáp bằng giọng khô khan vốn có. “Vì chúng ta đang nói về xung đột nên tôi đoán đó là yếu tố xung đột.”

“Đúng vậy, tôi nghĩ mình đã cho mọi người gợi ý rõ ràng rồi. Bộ phim hay nào cũng có sự xung đột. Thiếu yếu tố đó, chúng ta sẽ không thật sự quan tâm đến những gì diễn ra với các nhân vật trong phim.”

Kathryn dừng một nhịp cho mọi người suy ngẫm rồi tiếp tục: “Tôi đảm bảo từ nay các cuộc họp của chúng ta đều có đầy xung đột và tranh luận. Và chúng sẽ không nhàm chán. Và nếu không có gì đáng để tranh luận thì chúng ta sẽ không tổ chức họp.”

Cả nhóm dường như thích lời kết ấy. Kathryn muốn đưa cam kết vào thực tế ngay. “Và chúng ta sẽ bắt đầu thực hiện ngay bây giờ.” Bà xem giờ rồi nói: “Chúng ta còn gần hai tiếng trước khi kết thúc buổi làm việc hôm nay, và tôi nghĩ chúng ta sẽ tổ chức cuộc họp đầu tiên để quyết định một vấn đề quan trọng cho cả nhóm”.

Nick phản đối với vẻ mặt nghiêm nghị. “Kathryn, tôi không chắc là mình có thể làm được đâu.” Mọi người ngạc nhiên, chờ anh giải thích. “Tôi đâu có nhận được thông báo mời họp nào đâu.” Cả phòng, kể cả Jeff, cười lớn trước lời đùa thiện ý của Nick.