Từ hiện diện đến cởi mở: thử thách đầu tiên ở Napa

Vào vùng nguy hiểm

Căng thẳng tăng dần khi Kathryn nhìn Martin vẫn mải đánh máy ở phía bên kia bàn. Chẳng ai nghĩ bà sẽ nói gì. Họ chỉ chưa hiểu Kathryn.

“Xin lỗi, Martin.”

Martin gõ xong câu đang viết rồi ngẩng lên, cho biết anh đã nghe sếp gọi.

“Anh đang xử lý công việc à?” Bà hỏi thật lòng, không mang ý mỉa mai.

Căn phòng im phăng phắc. Mọi người chờ câu trả lời cho điều họ đã muốn hỏi suốt hai năm.

Thoạt trông anh không muốn đáp. Rồi Martin nói “Thật ra thì tôi đang ghi chép” và lại tiếp tục gõ.

Kathryn giữ bình tĩnh, giọng vẫn ôn hòa. “Tôi nghĩ đây là thời điểm thích hợp để nói về các quy tắc căn bản cho buổi họp ngoài công ty, cũng như cho mọi cuộc họp sắp tới của chúng ta.”

Martin rời màn hình, ngước lên trong khi bà nói với tất cả: “Tôi không có nhiều quy tắc dành cho các cuộc họp. Nhưng có một vài quy tắc tôi tuân thủ triệt để.”

Cả nhóm đợi bà trình bày các quy tắc.

“Về cơ bản, tôi muốn các anh chị thực hiện hai điều: hiện diện và tham gia. Điều đó có nghĩa là mọi người cần chú tâm tham gia mọi cuộc thảo luận mà chúng ta đề cập đến trong buổi họp.”

Martin cũng hiểu lúc nào nên lùi lại. Anh hỏi bằng giọng ôn hòa mà đồng nghiệp hiếm khi nghe từ người đứng đầu công nghệ. “Thế khi cuộc nói chuyện không liên quan tới tất cả mọi người thì sao? Đôi khi chúng ta nói đến những chủ đề mà đúng ra nên được trao đổi riêng giữa hai người chẳng hạn.”

“Đó là một ý kiến hay.” Bà từng bước đưa anh vào trao đổi. “Nếu đến một lúc nào đó chúng ta cho rằng mình đang lãng phí thời gian của cả nhóm để giải quyết một vấn đề vốn nên được xử lý bên ngoài cuộc họp, thì mọi người nên nêu ý kiến đó lên.”

Việc Kathryn đồng ý khiến Martin hài lòng.

Bà tiếp lời: “Nhưng đối với các chủ đề khác, tôi muốn mọi người phải tập trung hoàn toàn. Và mặc dù tôi hiểu một số người thích dùng máy vi tính hơn là sổ để ghi chép, như anh, Martin, nhưng tôi vẫn thấy việc này quá gây mất tập trung. Người khác có thể dễ dàng nghĩ anh đang kiểm tra email hay làm việc khác.”

Mikey định “giải cứu” cho Martin, dù anh chẳng muốn và cũng không cần. “Kathryn, tôi vô cùng tôn trọng chị, nhưng chị chưa từng làm việc trong môi trường công nghệ cao, và hành động gõ laptop trong cuộc họp là điều rất phổ biến ở các công ty phần mềm. Ý tôi là, có thể trong các công ty sản xuất xe hơi thì không phải như vậy, nhưng…”

Kathryn nhẹ nhàng ngắt lời: “Trên thực tế, điều này rất phổ biến ở các công ty sản xuất xe hơi. Tôi cũng gặp vấn đề tương tự ở đó. Đây là một vấn đề về hành vi hơn là vấn đề công nghệ.”

Jeff mỉm cười, gật đầu như tán thưởng câu trả lời. Martin cuối cùng gập máy, cất vào túi. Có người nhìn Kathryn với vẻ kinh ngạc, cứ như bà vừa khiến một tên cướp ngân hàng tự nguyện nộp vũ khí.

Giá mà phần còn lại của ngày cũng thuận lợi như vậy.

Hé mở

Kathryn hiểu hoạt động sắp tới có vai trò quan trọng với cuộc họp và có thể cho bà thấy trước những diễn biến trong các tháng sau. Bà cố ý đặt nó đầu chương trình hôm nay.

“Trước khi chúng ta đi vào bất kỳ chủ đề nặng nề nào, hãy bắt đầu với một hoạt động mà tôi gọi là lịch sử cá nhân.”

Bà giải thích: mỗi người sẽ lần lượt trả lời năm câu hỏi về xuất thân, không đi quá sâu vào riêng tư. Bà khép phần hướng dẫn bằng một lời nhắc vui khiến cả Martin cũng hưởng ứng. “Hãy nhớ là tôi muốn nghe về cuộc sống của các anh chị khi còn là một đứa trẻ, chứ tôi không hứng thú với tính trẻ con của bất kỳ ai đâu đấy.”

Từng nhân viên cấp cao trả lời: họ lớn lên ở đâu, có mấy anh chị em, hồi nhỏ thích làm gì, thử thách lớn nhất khi trưởng thành là gì và công việc đầu tiên là gì.

Gần như trong lời đáp của mỗi người đều có một hoặc hai chi tiết đáng giá mà phần đông, hoặc tất cả những người còn lại, chưa từng biết.

Carlos là anh cả trong gia đình chín người con. Mikey từng học ballet tại trường nghệ thuật Juilliard ở New York. Jeff từng giữ gậy cho đội bóng chày Boston Red Sox. Martin sống phần lớn thời thơ ấu tại Ấn Độ. JR có anh sinh đôi cùng trứng; Jan từng ở trong quân đội. Trong khi chia sẻ, Nick còn nhận ra hồi trung học anh đã thi đấu với đội bóng rổ do chồng Kathryn huấn luyện.

Câu chuyện gây bất ngờ và ấn tượng nhất về Kathryn không phải quân đội hay ngành ô tô. Đó là việc bà từng chơi trong đội tuyển bóng chuyền nghiệp dư quốc gia khi còn học đại học.

Cuộc trò chuyện diễn ra rất tốt. Sau khoảng 45 phút trao đổi những thông tin cá nhân đơn giản, cả nhóm gần gũi và thoải mái hơn bất cứ lúc nào trong năm qua. Nhưng kinh nghiệm nhắc Kathryn rằng sự phấn khởi ấy có thể biến mất ngay khi họ quay về công việc.

Đào sâu

Sau giờ nghỉ ngắn, mức hào hứng từ buổi chia sẻ ban sáng đã giảm phần nào. Mọi người dành nhiều giờ tiếp theo, qua cả giờ ăn trưa, để tìm hiểu khuynh hướng hành vi của từng cá nhân. Họ sử dụng các công cụ chẩn đoán đã chuẩn bị trước chuyến Napa, trong đó có Myers-Briggs Type Indicator, viết tắt là MBTI.

Kathryn vui và ngạc nhiên khi Martin cũng nói nhiều hơn. Nhưng bà vẫn tỉnh táo: ai cũng thích khám phá, rồi nói về chính mình. Sự thoải mái ấy sẽ còn cho tới khi xuất hiện lời phê bình — và lời phê bình đã ở rất gần.

Nhìn vào năng lượng cả nhóm, bà thấy cuối buổi chiều chưa phù hợp để bước sâu vào giai đoạn kế tiếp. Bà cho nghỉ vài giờ để họ kiểm tra email, vận động hoặc làm điều mình muốn. Buổi tối sẽ còn làm việc muộn; bà không muốn cả nhóm mất sức quá sớm.

Martin dành phần lớn buổi chiều trong phòng xử lý email. Nick, Jeff, Carlos và JR chơi bowling kiểu Ý ở khoảng sân cạnh khách sạn. Kathryn gặp Jan tại sảnh để bàn ngân sách. Mikey đọc tiểu thuyết bên hồ bơi.

Đến bữa tối, bà vui khi thấy mọi người tự nối lại cuộc trao đổi còn dang dở. Họ đã hiểu rõ hơn những cách tương tác trong công việc và bàn sự khác nhau giữa người hướng nội, hướng ngoại cùng những kiểu tính cách khác. Không khí nhìn chung đã thoải mái hơn.

Pizza và bia làm bữa tối thêm nhẹ nhàng. Carlos trêu Jan quá chú ý chi tiết; Jeff đùa về việc JR dễ mất tập trung. Khi Nick gọi Martin là “người hướng nội hay nổi đóa”, Martin cũng đáp lại thoải mái. Những lời trêu thân thiện, không ác ý không khiến ai bối rối, ngoại trừ Mikey. Cô không phản đối việc trêu đùa. Điều đáng ngại hơn là chẳng ai trêu hay nhận xét về cô; và cô cũng gần như không bình luận về người khác.

Kathryn muốn đưa Mikey vào cuộc nhưng không vội. Mọi việc đang tốt hơn bà dự kiến, và cả nhóm có vẻ sẵn sàng nói về những hành vi sai lệch bà thấy trong các buổi họp trước. Bà không cần gây thêm đối đầu gay gắt ngay tối đầu tiên, nhất là vừa tránh được vài “viên đạn” từ Martin.

Tuy nhiên, không phải việc gì cũng trong tầm kiểm soát. Chính Mikey mở màn. Khi Nick nhận xét những mô tả tính cách chính xác và hữu ích hơn anh tưởng, cô làm điều quen thuộc trong các cuộc họp: trợn mắt đầy khinh miệt.

Kathryn sắp nói về hành vi ấy thì Nick lên tiếng trước. “Ý cô là sao thế, Mikey?”

Mikey đáp như thể không biết anh đề cập điều gì. “Cái gì cơ?”

Nick phần lớn muốn trêu, nhưng cũng đã khó chịu. “Coi nào, cô vừa trợn mắt đó. Tôi có nói điều gì ngu ngốc sao?”

Mikey vẫn làm như mình vô can. “Không, tôi có nói gì đâu.”

Jan nhẹ nhàng tham gia. “Cô không có nói gì hết Mikey. Vấn đề là ở vẻ mặt của cô.” Cô cố giúp Mikey thừa nhận mà không mất mặt, để hạ nhiệt căn phòng. “Đôi lúc tôi nghĩ cô còn không biết mình đang thể hiện vẻ mặt gì nữa.”

Không nhận ra ý tốt ấy, Mikey bắt đầu nóng lên. “Tôi thật sự không hiểu anh đang nói gì.”

Nick không còn kìm được. “Thôi nào. Lúc nào cô cũng làm như vậy mà. Giống như cô xem tất cả chúng tôi là bọn ngốc ấy.”

Kathryn tự nhắc mình rằng tối mai không nên có bia. Nhưng bà cũng vui vì những vấn đề đã bắt đầu được nói ra. Bà cắn một miếng pizza rồi cùng những người khác quan sát.

Mikey đột ngột đáp: “Nghe này, tôi hoàn toàn không ủng hộ mấy tiết mục tìm hiểu tâm lý này đâu nhé. Tôi không nghĩ các đối thủ cạnh tranh của chúng ta, những công ty đang lấn át DecisionTech ấy, lại xách nhau ra một khách sạn ở Napa để thảo luận việc họ lấy nguồn năng lượng từ đâu và có cách nhìn thế giới như thế nào.”

Những người khác đều bất ngờ trước lời công kích mạnh vào hoạt động mà họ đang hào hứng tham gia. Họ nhìn Kathryn chờ phản ứng. Martin lại là người nói trước.

“Ừ, cô nói đúng.” Cả nhóm sửng sốt: Martin đang tham gia tích cực, giờ lại bênh Mikey sao? Anh nói nốt: “Hẳn là họ sẽ thích đi tới khu Carmel hơn.”

Nếu một người khác nói câu đó, có lẽ họ chỉ cười thầm. Nhưng lời Martin nhắm vào Mikey, với giọng khô và mỉa mai đặc trưng, làm cả phòng bật cười lớn. Chỉ Mikey cười đầy chua chát.

Trong giây lát, Kathryn tưởng phó chủ tịch marketing sẽ bỏ ra ngoài. Có khi như vậy còn tốt hơn lựa chọn sau đó: suốt 90 phút tiếp theo, Mikey ngồi im, không nói một câu, còn nhóm vẫn tiếp tục trao đổi.

Cuộc nói chuyện dần đi vào những vấn đề kinh doanh phức tạp. Jan ngắt lời, hỏi bà: “Chúng ta có đang đi lệch hướng không?”.

Bà lắc đầu, rồi trả lời: “Không đâu. Tôi nghĩ cũng tốt khi chúng ta đề cập đến vấn đề hành vi và hoạt động kinh doanh. Điều này cho ta cơ hội xem xét cách áp dụng những hiểu biết về tính cách và hành vi vào trong hoạt động kinh doanh ra sao.”

Bà vui vì các thành viên đã tương tác với nhau. Tuy nhiên, bà không thể bỏ qua điều hành vi của Mikey đang cho thấy: cô chưa tin những người cùng đội.

Bên hồ bơi

Ngày họp đầu tiên kết thúc sau mười giờ tối một chút. Mọi người chuẩn bị về ngủ, trừ Jan và Nick đang trao đổi nhanh về ngân sách. Trong khách sạn nhỏ này, phòng Kathryn và Mikey cùng nằm gần hồ bơi. Trên đường về phòng, bà quyết định thử nói riêng với cô để xem có thể cải thiện tình hình không.

Kathryn hỏi “Cô không sao chứ?”, cố giữ giọng bình thường, không nghiêm trọng hóa hay thể hiện mình ở trên.

Mikey đáp “Tôi ổn mà”. Nhưng cô che giấu tâm trạng không giỏi.

“Tôi biết đây là một quá trình khó khăn, và cô có thể cảm thấy mọi người hơi gay gắt với mình.”

“Hơi thôi sao? Nghe này, ở nhà, tôi không cho phép ai đem tôi ra làm trò đùa, và lại càng không để điều đó xảy ra ở nơi làm việc. Những con người đó chẳng hiểu gì về việc làm thế nào để giúp công ty thành công.”

Lời đáp ngoài dự đoán khiến bà bối rối, gần như không biết phản ứng. Một lúc sau Kathryn nói: “À, chúng ta có thể nói chuyện này vào ngày mai. Tôi nghĩ mọi người cần biết những gì cô đang nghĩ”.

“Ồ, tôi sẽ chẳng nói gì vào ngày mai đâu.”

Bà cố tránh phản ứng quá mạnh, nghĩ cô đang nói trong cơn xúc động. “Tôi nghĩ cô sẽ cảm thấy khá hơn vào sáng mai.”

“Không, tôi nghiêm túc đấy. Không ai nghe được một lời nào từ tôi đâu.”

Kathryn tạm dừng chuyện ở đây. “Thôi, chúc cô ngủ ngon nhé.”

Cả hai đã tới cửa phòng. Mikey khép lại cuộc trao đổi bằng tiếng cười mỉa mai. “Ồ, tôi sẽ ngủ ngon mà.”

Nhìn lại

Sáng hôm sau, lúc Mikey bước vào, trong phòng họp mới có Kathryn và Jan. Cô trông hào hứng, như không bị ảnh hưởng bởi chuyện hôm trước. Điều đó khiến Kathryn ngạc nhiên theo hướng dễ chịu.

Khi cả nhóm có mặt, Kathryn mở đầu ngày thứ hai bằng bản ngắn hơn của thông điệp hôm qua. “Nào, trước khi chúng ta bắt đầu, tôi nghĩ hãy nhắc nhau nhớ lại lý do chúng ta có mặt ở đây. Chúng ta có nhiều tiền hơn, nhiều nhân viên cấp cao dày dặn kinh nghiệm hơn, sở hữu công nghệ tốt hơn và nhiều mối quan hệ hơn bất kỳ đối thủ nào, thế nhưng có ít nhất hai đối thủ đã vượt mặt chúng ta trên thị trường. Nhiệm vụ của chúng ta là tăng doanh thu, lợi nhuận, thu hút và giữ chân khách hàng, và cả việc chuẩn bị phát hành cổ phiếu ra công chúng lần đầu. Nhưng chúng ta sẽ không đạt được những điều kể trên nếu không vận hành như một đội ngũ thực thụ.”

Bà dừng lại, ngạc nhiên vì họ chăm chú như đang nghe lần đầu. “Có ai hỏi gì không?”

Một vài người không chỉ ngồi im mà lắc đầu, như muốn nói họ không có câu hỏi và đã sẵn sàng bắt đầu. Ít nhất Kathryn đọc phản ứng ấy như vậy.

Trong những giờ tiếp theo, nhóm ôn lại các thông tin đã học hôm trước. Chừng một giờ sau, Martin và Nick bắt đầu mất hứng. JR thì càng bị phân tâm mỗi lần điện thoại rung mà anh không được trả lời.

Kathryn chủ động nói đến câu hỏi đang khiến cả nhóm băn khoăn, trước khi những lời bàn tán kịp xuất hiện. “Tôi biết mọi người đều đang tự hỏi, ‘Chẳng phải chúng ta đã thảo luận điều này hôm qua rồi sao?’. Và tôi nhận ra sự trùng lắp này. Nhưng những điều này sẽ không được ghi nhớ nếu chúng ta không hiểu rõ cách vận dụng chúng.”

Suốt một giờ tiếp theo, họ bàn cách đưa những đặc điểm tính cách đã nhận diện vào công việc thực tế, đồng thời xem xét cơ hội và trở ngại gắn với từng nhóm tính cách. Mikey góp vài ý kiến, nhưng cứ mỗi lần cô lên tiếng, nhịp trao đổi lại chậm xuống rõ rệt. Martin cũng ít nói; tuy vậy, anh dường như vẫn tập trung lắng nghe và theo dõi cuộc thảo luận.

Đến giữa buổi sáng, việc rà soát cách các thành viên tương tác và những hành vi chung của đội đã hoàn tất. Chỉ còn chưa đầy một giờ trước bữa trưa, Kathryn đưa ra hoạt động quan trọng nhất trong ngày. Về sau, bà nhìn lại và nhận ra đó chính là lúc Mikey cùng cả đội phải đối diện với vấn đề của mình.