Napa: mở đầu bằng vấn đề thiếu tin tưởng

Napa

Kathryn chọn Napa vì nơi ấy đủ gần DecisionTech để tiết kiệm cả tiền lẫn thời gian đi lại, nhưng cũng đủ xa để mọi người có cảm giác rời khỏi sự ồn ào của thành phố. Dù đã tới bao lần, thung lũng này vẫn đem lại cảm giác dễ chịu.

Buổi họp diễn ra tại một quán trọ nhỏ ở Yountville. Bà thích giá hợp lý vào mùa thấp điểm và căn phòng họp rộng rãi, thoải mái. Phòng ở tầng hai, có ban công riêng nhìn ra những cánh đồng nho trải rộng.

Giờ bắt đầu là chín giờ sáng, buộc phần lớn thành viên phải ra khỏi nhà khá sớm. Khoảng 8 giờ 45, mọi người đã đến, gửi hành lý ở lễ tân và ngồi vào bàn. Chỉ Martin chưa có mặt.

Không ai nhắc tên Martin, nhưng những cái nhìn liên tục về đồng hồ cho thấy họ đều tự hỏi liệu anh có đến đúng giờ. Ngay cả Kathryn cũng lộ vẻ lo.

Bà không muốn mở đầu ngày họp bằng việc phê bình ai đến muộn. Rồi bà bất chợt hoảng hốt: nếu Martin không đến, mình sẽ làm gì? Sa thải anh chỉ vì bỏ một cuộc họp có hợp lý không? Hội đồng liệu có ủng hộ bà tới mức đó? Và cuối cùng, Martin quan trọng với công ty tới đâu?

Đúng 8 giờ 59, Martin bước vào phòng. Kathryn âm thầm thở phào, rồi tự trách mình đã lo quá mức. Cuối cùng bà có thể bắt tay vào việc đã mong chờ gần một tháng. Dù vẫn băn khoăn về thái độ của những người quanh bàn, bà biết chính những thời điểm như thế là một phần quan trọng khiến bà yêu công việc lãnh đạo.

Bài phát biểu

Martin ngồi vào chỗ trống duy nhất ở đầu bàn bên kia, đối diện Kathryn. Vừa ngồi, anh lấy laptop khỏi túi đặt trước mặt, nhưng chưa mở máy.

Kathryn quyết giữ sự tập trung. Bà mỉm cười, chào cả nhóm bằng thái độ bình thản và nhã nhặn.

“Xin chào buổi sáng. Tôi xin phép được bắt đầu bằng vài lời chia sẻ sau đây. Và đây sẽ không phải là lần cuối tôi nói những điều này.” Không ai nhận ra bà nói câu cuối với sự nghiêm túc hoàn toàn.

“Chúng ta có một đội ngũ điều hành giàu kinh nghiệm và tài năng hơn bất cứ đối thủ nào của mình. Chúng ta có nguồn vốn dồi dào hơn họ. Nhờ Martin và đội nhóm của anh, chúng ta có nền tảng công nghệ mạnh hơn. Và chúng ta có một ban giám đốc quyền lực hơn của đối thủ. Thế nhưng, với tất cả những thuận lợi đó, chúng ta lại đứng sau hai đối thủ cạnh tranh của mình về cả doanh thu lẫn tốc độ phát triển khách hàng. Có ai trong phòng họp này có thể cho tôi biết lý do không?”

Không có câu trả lời.

Giữ giọng thân thiện ban đầu, bà tiếp tục: “Sau khi nói chuyện với từng thành viên trong hội đồng quản trị, và gặp gỡ từng người các vị, rồi nói chuyện với đa số nhân viên của chúng ta, tôi thấy rất rõ vấn đề mà chúng ta đang gặp phải.”. Bà dừng một nhịp rồi nói rõ nhận định: “Chúng ta không phải là một đội ngũ làm việc hiệu quả. Trên thực tế, chúng ta là một đội ngũ rối loạn về chức năng làm việc nhóm.”.

Một vài người nhìn sang Jeff để xem phản ứng. Anh trông vẫn bình thường, nhưng Kathryn nhận ra căng thẳng trong căn phòng.

“Tôi không nói ra điều này để buộc tội Jeff hay bất kỳ ai cả, mà đó là tình hình thực tế. Đó là thực trạng mà chúng ta sẽ bắt đầu tìm cách xử lý trong hai ngày tới. Và tôi hiểu mọi người cảm thấy nực cười cũng như khó tin như thế nào khi phải rời công ty trong nhiều ngày như vậy vào tháng này. Nhưng sau khi kết thúc tất cả thì những ai còn ở lại sẽ hiểu tại sao việc này quan trọng đến vậy.”

Câu cuối khiến cả nhóm chú ý. “Đúng vậy. Tôi muốn nói trước rằng DecisionTech sẽ có một số thay đổi trong vài tháng tới, và có khả năng là một vài người trong số chúng ta sẽ nhận ra rằng công ty sau khi thay đổi sẽ không còn là nơi mà mình muốn làm việc nữa. Tôi không hề có ý đe dọa hay nói quá, và tôi cũng không có ý định nhắm vào ai cả. Đó chỉ là một khả năng có thể xảy ra, và chúng ta không có lý do gì để phủ nhận nó. Tất cả chúng ta đều hoàn toàn có thể tìm được công việc mà mình mong muốn, và nghỉ việc không phải là tận thế đối với bất kỳ ai, khi đó là điều cần làm vì công ty – và vì đội nhóm.”

Bà đứng dậy, bước về bảng trắng và chú ý không tạo cảm giác tự cao hay bề trên. “Hãy để tôi khẳng định với những ai còn đang băn khoăn về tất cả những điều này rằng mọi điều chúng ta sẽ làm chỉ nhắm đến một mục tiêu duy nhất: làm cho công ty này thành công. Chỉ có vậy. Chúng ta sẽ không chơi trò leo cây đuổi bắt nhau ở đây.”

Có vài tiếng cười nhỏ.

“Và chắc chắn chúng ta sẽ không nắm tay nhau hát hò hay chơi trò ở trần tắm mưa.”

Những người khác bật cười thành tiếng; ngay cả Martin cũng mỉm cười.

“Tôi muốn đảm bảo với mọi người rằng, chúng ta có mặt tại đây – trong cuộc họp ngoài công ty – hay hiện diện trong công ty mỗi ngày chỉ vì một lý do duy nhất: để đạt được những thành quả. Theo tôi, đây là thước đo đúng nghĩa duy nhất để đánh giá một đội nhóm, và đó cũng là trọng tâm của mọi việc mà chúng ta sẽ làm hôm nay, cũng như trong thời gian tôi làm việc ở DecisionTech. Kỳ vọng của tôi là năm sau và năm sau nữa, chúng ta sẽ có thể xem xét lại tốc độ phát triển doanh thu, lợi nhuận, mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng, và nếu tình hình thị trường thuận lợi thì có thể tính đến cả việc phát hành cổ phiếu ra công chúng. Nhưng tôi có thể cam đoan một điều là tất cả những mong muốn đó sẽ không thành hiện thực nếu chúng ta không cùng nhau giải quyết các vấn đề cản trở chúng ta làm việc hiệu quả như một đội nhóm.”

Kathryn dừng để mọi người suy nghĩ về thông điệp đơn giản ấy, rồi tiếp: “Vậy thì chúng ta phải làm gì? Qua nhiều năm kinh nghiệm, tôi nhận ra có năm lý do làm rối loạn hoạt động đội nhóm.”

Bà vẽ một tam giác lên bảng, sau đó kẻ bốn đường ngang chia nó thành năm phần.

Hoàn thành hình vẽ, bà nói: “Trong hai ngày tới, chúng ta sẽ lần lượt hoàn chỉnh mô hình này và xử lý từng vấn đề một. Và các anh chị sẽ sớm nhận ra những vấn đề này không hề phức tạp. Thật ra, chúng rất đơn giản về mặt lý thuyết. Cái khó là khi đưa vào thực hành.”

“Ngay bây giờ tôi sẽ bắt đầu với điểm chết thường gặp thứ nhất của một đội nhóm: thiếu sự tin tưởng.” Kathryn quay lại và viết cụm từ ấy vào tầng dưới cùng của tam giác.

Các thành viên đọc những chữ trên bảng. Phần lớn nhíu mày, như muốn hỏi: chỉ có thế thôi sao?

Phản ứng ấy quen thuộc với Kathryn. Bà tiếp tục: “Sự tin tưởng là nền tảng của tinh thần làm việc nhóm đích thực. Và do đó, điểm chết đầu tiên nằm ở việc các thành viên trong đội có phần không hiểu và không cởi mở với nhau. Và nếu điều này nghe có vẻ sướt mướt quá thì hãy để tôi giải thích, bởi vì hoàn toàn không có điều gì ủy mị ở đây cả. Sự thấu hiểu và cởi mở này là một phần vô cùng quan trọng trong việc xây dựng đội nhóm. Trên thực tế, đó là phần thiết yếu.”

Có thể thấy một số người cần nghe thêm lời giải thích.

“Những thành viên trong một đội nhóm xuất sắc sẽ không dè chừng lẫn nhau”, Kathryn nói. “Họ không ngại phơi bày khuyết điểm của bản thân. Họ thừa nhận sai lầm, điểm yếu và những trăn trở của mình mà không sợ bị công kích.”

Phần đông có vẻ chấp nhận, nhưng chưa thể hiện nhiều nhiệt tình.

Kathryn nhấn mạnh thêm: “Thực tế là, nếu chúng ta không tin tưởng nhau – và theo tôi thì có vẻ là như vậy – thì chúng ta không thể trở thành một đội nhóm có thể cùng nhau gặt hái thành quả cuối cùng. Và vì vậy, đó là điều đầu tiên chúng ta cần tập trung giải quyết.”

Chống chế

Cả phòng im lặng cho tới khi Jan giơ tay.

Kathryn mỉm cười: “Đúng là trước đây tôi từng là giáo viên, nhưng mọi người không nhất thiết phải giơ tay xin phép phát biểu đâu. Hãy tự nhiên phát biểu khi có ý kiến bất cứ lúc nào”.

Jan gật đầu rồi hỏi: “Tôi không có ý tiêu cực hay gây mâu thuẫn gì đâu, tôi chỉ thắc mắc tại sao chị lại nghĩ là chúng tôi không tin tưởng lẫn nhau. Có khi nào do chị chưa thật sự hiểu rõ chúng tôi hay không?”

Bà dành một chút thời gian cân nhắc, muốn trả lời câu hỏi cho đầy đủ. “Jan, nhận định của tôi dựa trên dữ liệu rõ ràng. Đó là những lời nhận xét cụ thể từ hội đồng quản trị, các nhân viên và cả nhiều người trong số các anh chị nữa.”

Jan trông đã thỏa mãn, nhưng Kathryn bổ sung: “Nhưng tôi phải nói rằng trên cả những điều được nghe kể, tôi đã nhìn thấy sự thiếu hụt niềm tin trong đội qua sự thiếu tranh luận trong các cuộc họp và trong các tương tác khác của những thành viên trong đội. Nhưng hiện tại tôi không muốn đi sâu vào vấn đề này, vì đó là một phần khác của mô hình mà tôi sẽ nói tới.”

Nick không bỏ qua dễ dàng: “Nhưng điều đó đâu phải lúc nào cũng có nghĩa là chúng ta thiếu tin tưởng lẫn nhau, đúng không?”. Giọng anh mang ý khẳng định hơn là tìm câu trả lời. Mọi người, kể cả Martin và Mikey, hào hứng chờ Kathryn giải thích.

Kathryn thừa nhận: “Đúng rồi, không nhất thiết như vậy.”

Nick vừa hài lòng vì lời mình có vẻ đúng thì Kathryn nói tiếp để làm rõ.

“Về lý thuyết, nếu mọi người đều đồng thuận và nhất trí hướng về các mục tiêu chung mà không có bất kỳ rối loạn nào, thì tôi nghĩ việc không tranh luận là dấu hiệu đáng mừng.”

Một số người cười ngượng trước mô tả mà họ biết không giống thực trạng của mình. Sự hài lòng trên mặt Nick không còn.

Kathryn giải thích thêm với Nick: “Nhưng tôi phải nói rằng tất cả các đội nhóm làm việc hiệu quả mà tôi đã từng quan sát đều có mức độ tranh luận cao. Ngay cả một đội tin tưởng nhau nhất cũng tranh luận rất nhiều.”. Rồi bà quay câu hỏi về cả nhóm: “Theo các anh chị thì tại sao nhóm chúng ta lại quá ít thảo luận hay tranh luận với nhau?”

Lúc đầu không ai đáp. Bà để khoảng im lặng khó chịu kéo dài. Sau đó Mikey lẩm bẩm một câu.

“Xin lỗi, Mikey. Tôi không nghe rõ cô nói gì.”. Kathryn cố không bộc lộ sự khó chịu với lời mỉa mai. Những năm đi dạy đã giúp bà luyện cách kiềm chế ấy.

Mikey nói lại lớn hơn: “Không có đủ thời gian. Tôi nghĩ chúng ta đều rất bận rộn nên không có thời gian tranh luận dông dài về những vấn đề nhỏ. Chúng ta đang ngập chìm trong một núi việc rồi còn gì.”

Kathryn đoán những người khác không hẳn đồng ý với Mikey, nhưng chưa biết có ai dám phản bác. Bà sắp lên tiếng thì Jeff ngập ngừng nói trước: “Tôi không hoàn toàn đồng ý với cô, Mikey. Tôi không nghĩ chúng ta thiếu thời gian tranh luận. Tôi nghĩ chúng ta không cảm thấy thoải mái khi phải tranh luận với nhau. Và tôi không biết tại sao lại như vậy.”

Mikey đáp nhanh với giọng khá sắc: “Có lẽ vì các cuộc họp của chúng ta luôn quá hình thức và nhàm chán.”

Bản năng bảo vệ của người mẹ khiến Kathryn muốn bênh Jeff, phần nào để khích lệ việc anh dám tranh luận với Mikey. Tuy nhiên, bà chọn không can thiệp.

Sau một khoảng lặng, Carlos lên tiếng chậm rãi. Anh hướng lời về tất cả, thay vì riêng Mikey, như thể câu vừa rồi là ý kiến chung của cả nhóm. “Chờ chút nào, mọi người. Tôi đồng ý các cuộc họp của chúng ta hơi nhàm chán và vấn đề cần thảo luận thì quá nhiều. Nhưng tôi nghĩ lẽ ra chúng ta đã có thể tranh luận với nhau nhiều hơn. Chắc chắn chúng ta không đồng ý với nhau về mọi việc.”

Nick đáp ngay: “Tôi không nghĩ chúng ta nhất trí về bất cứ vấn đề gì”.

Cả nhóm cười, ngoại trừ Martin: anh vừa mở laptop.

Kathryn nhập cuộc trao đổi đang trở nên sôi nổi. “Vậy là các anh chị không nhất trí về hầu hết mọi việc, nhưng lại không sẵn lòng thừa nhận những quan ngại của mình. Tôi không phải là tiến sĩ tâm lý học, nhưng khi nghe những điều này thì tôi có thể biết đó chính là vấn đề của sự thiếu tin tưởng.” Một vài người thật sự gật đầu. Bà thấy được tiếp sức, như gặp đúng điều mình đang cần.

Tiếng bàn phím vang lên. Martin đứng ngoài cuộc trao đổi và đánh máy say sưa đúng kiểu một kỹ sư lập trình. Tiếng động khiến các thành viên mất tập trung, thoáng nhìn sang anh. Chỉ một khoảnh khắc ấy cũng đủ làm đứt nhịp tranh luận đang hình thành.

Ngay từ lần đầu ngồi quan sát cuộc họp ban điều hành, Kathryn đã vừa mong vừa ngại thời điểm này. Bà muốn tránh thêm một cuộc va chạm với Martin, nhất là trong buổi sáng hôm nay, nhưng không định bỏ lỡ cơ hội xử lý vấn đề.